Een veel gestelde vraag uit verschillende verenigingen, hoe kunnen we een ALV organiseren? Vooral als de vereniging een groot ledenaantal heeft. Veel ervaring met dit onderwerp is er nog niet, wel worden er al wat ideeën genoemd die we hier zullen delen.

  1. Maak van belangrijke onderwerpen vooraf een filmpje die de leden vóór de vergadering kunnen kijken. Vragen kunnen dan al van tevoren opgestuurd worden. Deze vragen kunnen dan tijdens de digitale meeting behandeld worden door het bestuur of desbetreffende commissie.
  2. Geef iemand de verantwoordelijkheid de chat in de gaten te houden. Als een antwoord dat nog niet helemaal duidelijk is kunnen leden in de chat om verduidelijking vragen, zonder dat iedereen door elkaar heen praat. Degene die de chat in de gaten houdt zal dan de vragen stellen aan de spreker. Ook bestaat er in Zoom de mogelijkheid om een hand op te steken als je graag iets zou willen zeggen.
  3. Hou de agenda overzichtelijk en kort, splits desnoods de vergadering in tweeën. Het is moeilijker om je aandacht erbij te houden dus zorg dat het geheel niet langer dan 60 hooguit 90 minuten duurt. Je raakt namelijk de aandacht van je leden kwijt als het langer duurt.

Nieuwe toevoeging 17-04:
Ichthus Groningen heeft het kandidaat-bestuur via een Zoomvergadering met alle leden voorgesteld. Vervolgens hebben zij verschillende ‘break-out rooms’ gemaakt met de kandidaten, zodat leden ze persoonlijk konden feliciteren.