Een veel gestelde vraag uit verschillende verenigingen, hoe kunnen we een ALV organiseren? Vooral als de vereniging een groot ledenaantal heeft. Veel ervaring met dit onderwerp is er nog niet, wel worden er al wat ideeën genoemd die we hier zullen delen.

1. Maak van belangrijke onderwerpen vooraf een filmpje die de leden vóór de vergadering kunnen kijken. Vragen kunnen dan al van tevoren opgestuurd worden. Deze vragen kunnen dan tijdens de digitale meeting behandeld worden door het bestuur of desbetreffende commissie.
2. Geef iemand de verantwoordelijkheid de chat in de gaten te houden. Als een antwoord dat nog niet helemaal duidelijk is kunnen leden in de chat om verduidelijking vragen, zonder dat iedereen door elkaar heen praat. Degene die de chat in de gaten houdt zal dan de vragen stellen aan de spreker. Ook bestaat er in Zoom de mogelijkheid om een hand op te steken als je graag iets zou willen zeggen.
3. Hou de agenda overzichtelijk en kort, splits desnoods de vergadering in tweeën. Het is moeilijker om je aandacht erbij te houden dus zorg dat het geheel niet langer dan 60 hooguit 90 minuten duurt. Je raakt namelijk de aandacht van je leden kwijt als het langer duurt.

Nieuwe toevoeging 17-04:
Ichthus Groningen heeft het kandidaat-bestuur via een Zoomvergadering met alle leden voorgesteld. Vervolgens hebben zij verschillende ‘break-out rooms’ gemaakt met de kandidaten, zodat leden ze persoonlijk konden feliciteren.

Juist nu is het lastig om als bestuur zichtbaar te zijn. Humor en luchtigheid, naast alle belangrijke organisatorische mededelingen zijn belangrijk.

1. Communiceer meer en pro-actiever dan je van nature zal doen, het is niet erg als je elke twee dagen even wat van je laat horen.
2. Vlog: Laat je vereniging eens zien hoe je dag eruitziet, wat je eet, hoe je vergadering gaat, etc.
3. Bel je leden eens op. Bedank iedereen die initiatief neemt en vraag mensen van wie je weinig hoort hoe het met ze gaat. Juist een persoonlijk berichtje van een bestuurder heeft veel impact (onderschat je invloed niet, zeker bij jongerejaars).
4. Als er activiteiten geïnitieerd worden, ben jij er zeker bij of laat je actief weten dat je niet komt. Betrokkenheid volgt op goede voorbeelden!

Door de Eerste Kamer is er een noodwet aangenomen vanwege de Corona-crisis. Eén van de onderdelen van de wet is een nieuwe regeling voor Algemene Ledenvergaderingen van Verenigingen. Dit is een belangrijke noodwet voor IFES-Nederland en voor de aangesloten verenigingen, omdat we hier allemaal mee te maken hebben.
Lees de uitleg en de artikelen

Onderstaand vind je de tekst die van belang is en waarin wordt uitgelegd hoe de ALV online geregeld kan worden.

Artikel 6 (algemene vergadering verenigingen)

1. In afwijking van artikel 38 lid 1 kan het bestuur bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, onder de volgende voorwaarden:
   1. de algemene vergadering is langs elektronisch weg voor leden te volgen; en
   2. de leden zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.
2. De in lid 1 onder b bedoelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden.
3. Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.
4. Enige afwijking van de leden 2 en 3 heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden.
5. Voor zover de statuten zulks niet bepalen, kan, in aanvulling op artikel 38 lid 6, het bestuur bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel.
6. Voor zover de statuten zulks niet bepalen, kan, in aanvulling op artikel 38 lid 8, het bestuur bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.

Bron: https://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/35434_tijdelijke_wet_covid_19

Naar alle waarschijnlijkheid zullen de regels niet allemaal in één keer opgeheven worden en er wordt al gesproken en nagedacht over een 1,5m economie. Het blijft allemaal nog wat onzeker. Maar mogelijk zit je wel met reserveringen of andere praktische zaken waardoor je wel nu al een besluit moet nemen. Het advies nu zal dan ook zijn, denk als vereniging na over welke houding je als vereniging aanneemt rondom deze crisis. Natuurlijk missen we elkaar en willen we de activiteiten ook zo snel mogelijk weer oppakken, maar we kunnen ook afwegen wat de toegevoegde waarde is van de activiteit en de zorg voor de kwetsbaren in de samenleving? Welk beeld willen we uitstralen naar buiten en hoe laten wij daarin onze christelijke identiteit zien? Is het nodig om met grote groepen bij elkaar te komen of kunnen we dat uitstellen? Het zijn vragen waar je met elkaar over kan nadenken.